Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr sowie lange Winterabende bieten sich an, seine Angelegenheiten für die eigenen Immobilien zu ordnen. Hierzu empfehlen wir von JR nachfolgende Gliederung einer elektronischen (oder physischen) Akte, die Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Beratern hilft, den Überblick nicht zu verlieren:
| Dr. Dieter Jasper, LL.M.
Die private Immobilienakte
- Besorgen Sie sich vollständige Grundbuchauszüge. Entweder fragen Sie einen Notar, das geht am schnellsten, oder Sie stellen selbst einen Antrag an das zuständige Grundbuchamt. Sobald es Veränderungen in den Eintragungen geben sollte, fügen Sie den aktuellen Grundbuchauszug zur Akte.
- Legen Sie alle notariellen Kaufverträge im Original in der Akte ab, und zwar vollständig mit allen Anlagen. Sind große Pläne oder Zeichnungen angehängt, auch diese bitte anfügen, im Zweifel in kleinerem Format.
- Auch alle Finanzierungsverträge mit den Banken einschließlich sämtlicher Anlagen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Banken gehören in die Akte. Dazu sollten Sie Belehrungsschreiben etc. und sämtliche Korrespondenz mit der oder den Banken in historischer Reihenfolge beifügen. Ebenso sollten Sie an dieser Stelle die jährlich Ihnen mitgeteilten Darlehensstände einschließlich der Zinszahlungen dokumentieren.
- Sind Sie Vermieter gehören hinter die nächste Lasche alle Mietverträge mit Anlagen, sowie Übernahmeprotokolle, Korrespondenz mit den Mietern, Kündigung- und Abmahnschreiben sowie sämtliche Nebenkostenabrechnungen nach Jahren geordnet.
- Sind Sie Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sollten Sie verfügbar haben die (notarielle) Teilungserklärung, die Kopie der Bestellung des WEG-Verwalters, die Korrespondenz mit dem WEG-Verwalter sowie alle Protokolle der WEG-Versammlungen seit Ihrem Eintritt in die WEG.
Diese Liste ist nicht vollständig und im Einzelfall zu ergänzen. Sie hilft aber erfahrungsgemäß, verzweifeltes Suchen und ärgerliche Dokumentennachforschung zu vermeiden.
Autor: RA Dr. Dieter Jasper
Düsseldorf, den 20.12.2019
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